A Boa Notícia (e a Má) Sobre Reuniões.

Reuniões intermináveis e não produtivas. Tem solução?

Todos nós provavelmente já passamos, além da conta, por reuniões boas e ruins. O que faz com que algumas reuniões sejam excepcionais,enquanto que outras são simplesmente um inferno?

Vamos às Boas Novas!

Reuniões Podem Ser Energizadoras, pois funcionam como um fórum onde os colaboradores de uma Organização podem ser ouvidos - não importando qual a sua posição na hierarquia ou o tempo de casa ou sua experiência.

Reuniões são uma Excelente Maneira de se Comunicar, pois conseguem transmitir a mensagem para um grande número de pessoas ao mesmo tempo. Elas podem ser inspiradoras e incitar um grupo de pessoas a agirem para fazer a visão se tornar realidade. Reuniões menores podem ser particularmente eficazes quando se quer solicitar idéias dos colaboradores e para concentrar seus esforços em desenvolver soluções de problemas.

Reuniões Desenvolvem Habilidades e Liderança. Para se tornarem participantes ativos de reuniões, os colaboradores precisam desenvolver suas habilidades profissionais e se tornar Líderes. A medida que recebem tarefas nas reuniões, completam-na e relatam seu progresso e os resultados nos encontros de acompanhamento, os colaboradores aprendem a trabalhar com os outros em equipe e com prazos. As reuniões também dão aos colaboradores uma chance de apresentarem seus resultados na frente dos colegas, aumentando a auto confiança.

Mas, qual é a Má Notícia?

Reuniões podem não ter foco, os assuntos ficam divagando, passando de tópico em tópico, não existe foco e, por esse motivo, raramente atingem o motivo principal da convocação.

Excesso de Reunião é uma das maiores reclamações dentro de uma Organização. Elas acontecem normalmente quando algo não está correndo bem. Mas o grande segredo é tê-las em menor quantidade,mas que sejam mais eficientes e eficazes.

Participantes Despreparados, são participantes improdutivos que pouco fazem para ajudar a atingir as metas estabelecidas para a sua Organização ou unidade de trabalho.

Tempo Desperdiçado. 53%.... Isso mesmo!!! Em média desperdiçamos 53% do tempo da nossa reunião por falta de preparo, condução. Para muitas Organizações essa percentagem pode chegar a milhares de horas perdidas por ano.

Mas Existe Esperança

Embora essas más notícias possam parecer tristes, existe esperança. Para cada um desses problemas, e para muitos outros tipos de problemas que frequentemente infestam as reuniões de negócios, existem soluções disponíveis. Simplesmente deve-se estar disposto a mudar o modo como são conduzidas as reuniões em sua Organização. Você precisa desempenhar o papel de Líder para fazer com que os encontros funcionem melhor.

Mas não se desanima!!! No nosso próximo artigo vamos falar sobre as "Oito Maneiras de Melhorar as Reuniões".